Definição
Livro de entradas é o registro fiscal em que a empresa anota todas as mercadorias, bens e serviços tributados que recebe, como compras, devoluções e transferências. Ele reúne dados de cada nota fiscal de entrada, como valores, impostos e CFOP, e serve de base para calcular créditos e apurar tributos como ICMS e IPI.
Também conhecido como: Inbound goods register, Livro Registro de Entradas, Registro de Entradas, Livro fiscal de entradas
O que é o livro de entradas?
O livro de entradas, chamado oficialmente de Livro Registro de Entradas, é um dos livros fiscais previstos na legislação do ICMS e do IPI. Nele, a empresa registra cada documento fiscal referente a mercadorias, bens ou serviços que chegam ao seu estabelecimento.
Ele funciona como um diário organizado das entradas: para cada nota recebida, há uma linha com data, número do documento, fornecedor, valor, CFOP, base de cálculo e impostos destacados. Existem modelos diferentes conforme o tipo de contribuinte, como o modelo 1, para quem é contribuinte de ICMS e IPI, e o modelo 1-A, para quem é contribuinte apenas do ICMS.
Para que serve o livro de entradas?
A principal função é dar suporte à apuração de tributos. É a partir das entradas registradas que a empresa calcula os créditos de ICMS e IPI que pode abater dos impostos devidos nas suas vendas, no sistema chamado de não cumulatividade.
Ele também serve como prova perante o Fisco. Em uma fiscalização, o livro mostra o que a empresa comprou e recebeu, permitindo cruzar essas informações com estoques, vendas e com as notas emitidas pelos fornecedores.
O que deve ser registrado no livro de entradas?
Devem ser registradas as operações de entrada a qualquer título, como compras para revenda, matérias-primas, bens para o ativo imobilizado, materiais de uso e consumo, devoluções de vendas, transferências entre filiais e serviços de transporte e comunicação tomados que envolvam ICMS.
Para cada registro, informam-se dados como data de entrada, espécie, série e número do documento, emitente, unidade da federação de origem, valor contábil, CFOP, base de cálculo, alíquota, imposto creditado e operações sem crédito, como isentas ou não tributadas.
O livro de entradas ainda é feito em papel?
Para a maior parte das empresas, não. Com o SPED, os livros fiscais em papel foram substituídos pela escrituração digital. As informações que antes iam para o livro de entradas agora são enviadas na EFD ICMS/IPI, um arquivo digital transmitido periodicamente ao Fisco.
O conceito, porém, continua o mesmo: registrar todas as entradas com seus dados fiscais. Por isso, contadores e sistemas de gestão ainda usam a expressão livro de entradas para se referir a esse conjunto de registros, mesmo quando ele existe apenas em formato eletrônico.
Qual a diferença entre livro de entradas e livro de saídas?
O livro de entradas registra o que chega à empresa, ou seja, notas recebidas de fornecedores e documentos de devolução de clientes. O livro de saídas registra o que sai, como vendas, remessas e devoluções a fornecedores, com base nas notas que a própria empresa emite.
Na apuração do ICMS, os dois se complementam: as entradas geram créditos e as saídas geram débitos. O saldo entre eles indica se há imposto a pagar ou crédito a transportar para o período seguinte.
Como os sistemas de emissão fiscal ajudam no livro de entradas?
A escrituração das entradas depende dos XMLs das notas recebidas. Quando o ERP ou o software de gestão obtém esses arquivos de forma automática, por exemplo pela distribuição de documentos fiscais eletrônicos destinados ao CNPJ, o registro fica mais rápido e com menos erros de digitação.
Ter os XMLs organizados por empresa e período também facilita conferir se todas as notas emitidas contra o CNPJ foram de fato escrituradas, evitando créditos perdidos ou divergências apontadas pelo Fisco.
Exemplos de Livro de entradas
- Uma loja de materiais de construção recebe uma NF-e de compra de cimento para revenda e registra no livro de entradas o valor da nota, o CFOP de compra para comercialização e o ICMS destacado, que será usado como crédito.
- Uma indústria que compra matéria-prima de outro estado lança a nota no livro de entradas com o CFOP interestadual correspondente, informando a base de cálculo e o IPI e ICMS creditados.
- Um ERP integrado importa automaticamente os XMLs das notas emitidas contra o CNPJ do cliente e gera os registros de entrada que comporão a EFD ICMS/IPI do mês.
- Um cliente devolve parte de uma mercadoria e a empresa registra a nota de devolução no livro de entradas, recuperando o ICMS debitado na venda original.
Perguntas frequentes
Toda empresa precisa ter livro de entradas?
Ele é exigido principalmente de contribuintes do ICMS e do IPI, como comércios e indústrias. Empresas apenas prestadoras de serviços sujeitas ao ISSQN seguem regras municipais próprias. As obrigações variam conforme estado, regime tributário e atividade, por isso convém confirmar com a contabilidade.
Empresa do Simples Nacional escritura entradas?
Depende da legislação de cada estado e da situação da empresa. Muitas optantes do Simples Nacional são dispensadas da EFD ICMS/IPI, mas podem ter outras obrigações de registro. A orientação do contador é essencial nesse caso.
O que acontece se uma nota de entrada não for registrada?
A empresa pode perder o direito ao crédito do imposto e ficar sujeita a multa por falta de escrituração. Além disso, o Fisco cruza as notas emitidas pelos fornecedores com a escrituração do destinatário, o que facilita identificar omissões.
Livro de entradas e EFD ICMS/IPI são a mesma coisa?
Não exatamente. A EFD ICMS/IPI é a escrituração digital que substituiu, entre outros, o livro de entradas em papel. Os registros de entrada são uma parte do arquivo, que também inclui saídas, apuração, inventário e outras informações.
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