Entrada de mercadoria

O que significa entrada de mercadoria na prática?

Sempre que um produto chega fisicamente a uma empresa, ele precisa ser documentado. A entrada de mercadoria é esse processo: conferir o que chegou, vincular ao documento fiscal correspondente e lançar a informação no estoque, no financeiro e nos livros fiscais.

Na maioria dos casos, quem emite o documento é o fornecedor, que envia a NF-e de saída. A empresa que recebe apenas importa o XML dessa nota e faz o lançamento. Em algumas situações específicas, porém, a própria empresa compradora precisa emitir uma NF-e com finalidade de entrada.

Quando a empresa precisa emitir uma nota fiscal de entrada?

A emissão de nota de entrada pela própria empresa aparece em situações em que não há um emitente apto a gerar o documento ou em que a legislação exige esse registro. Exemplos comuns são a compra de produtos de pessoa física ou produtor rural sem obrigação de emitir nota, a importação de mercadorias do exterior e o recebimento de devoluções de clientes que não emitem documento fiscal, como consumidores finais.

As regras variam conforme o estado e o tipo de operação, por isso é importante confirmar com a contabilidade quais casos exigem a nota de entrada no negócio específico.

Como funciona a entrada de mercadoria em sistemas integrados?

Em um fluxo automatizado, o ERP ou a plataforma de gestão consulta os documentos emitidos contra o CNPJ da empresa, por meio da Distribuição de DF-e, baixa os XMLs e os usa para lançar a entrada. Isso evita digitação manual e reduz erros de quantidade, valor ou tributos.

Quando é preciso emitir a nota de entrada, o sistema envia os dados para uma API fiscal, que gera o XML, assina, transmite à SEFAZ e devolve a autorização. A nota sai com o tipo de operação de entrada e com um CFOP iniciado por 1, 2 ou 3, conforme a origem da mercadoria.

Qual a relação entre entrada de mercadoria e impostos?

O registro correto da entrada é o que permite à empresa aproveitar créditos tributários, como os de ICMS, IPI, PIS e COFINS, quando o regime tributário e a operação permitirem. Sem a entrada escriturada, o crédito pode ser glosado em uma fiscalização.

Além disso, as entradas compõem a EFD ICMS/IPI e influenciam a apuração de tributos do período. Erros no CFOP, no CST ou na base de cálculo podem gerar diferenças na apuração e exigir correções posteriores.

Qual a diferença entre entrada de mercadoria e devolução de mercadoria?

Entrada de mercadoria é o conceito amplo: qualquer recebimento de produtos. A devolução é um dos tipos de entrada, em que a mercadoria retorna ao vendedor original. Na devolução, a nota normalmente deve referenciar o documento fiscal da venda, para que fique claro qual operação está sendo desfeita.

Exemplos de Entrada de mercadoria

• Uma loja de materiais de construção recebe um lote de cimento, importa o XML da NF-e do fornecedor no ERP e lança automaticamente a entrada no estoque, com os créditos de ICMS correspondentes.
• Uma indústria de alimentos compra leite de um produtor rural pessoa física e emite, via API fiscal, uma NF-e de entrada para documentar a aquisição.
• Um e-commerce recebe de volta um produto devolvido por um consumidor final e emite uma nota de entrada referenciando a NF-e da venda original.
• Uma importadora emite a NF-e de entrada após o desembaraço aduaneiro, informando os dados da declaração de importação e os tributos pagos.