Política de Privacidade do Conota

Prestadora: Qualymax Software LTDA
Nome fantasia: Qualymax®
CNPJ: 58.014.476/0001-61
Endereço: Avenida Brigadeiro Faria Lima, 1811, Sala 1119, Jardim Paulistano, CEP 01452-001, São Paulo, SP
Produto: Conota

1. Objetivo

Esta Política de Privacidade explica como a Qualymax® trata dados pessoais relacionados ao Conota, incluindo site, painel, API, documentação, suporte, webhooks, Conota MCP e demais serviços associados.

A política foi estruturada de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, Lei nº 13.709/2018, e demais normas aplicáveis.

2. Papéis de tratamento

A Qualymax® pode atuar em papéis diferentes conforme a operação.

2.1. Qualymax® como Controladora

A Qualymax® atua como Controladora quando decide as finalidades e os meios essenciais do tratamento, especialmente em relação a:

• cadastro da conta;
• relacionamento comercial;
• faturamento;
• atendimento;
• prevenção a fraude;
• segurança da plataforma;
• gestão de acesso;
• melhoria do serviço;
• cumprimento de obrigações legais;
• gestão de contratos.

2.2. Qualymax® como Operadora

Em regra, a Qualymax® atua como Operadora quando trata, em nome do Cliente, dados pessoais inseridos em:

• payloads fiscais;
• documentos fiscais;
• cadastros de Emitentes;
• cadastros de destinatários;
• tomadores;
• remetentes;
• transportadores;
• prestadores;
• consumidores;
• arquivos XML;
• PDFs;
• eventos fiscais;
• webhooks;
• consultas;
• operações executadas via API ou Conota MCP.

Nessas situações, o Cliente define a finalidade da operação e deve possuir fundamento jurídico para tratar e transmitir os dados.

3. Categorias de dados

Dependendo do serviço utilizado, poderão ser tratados:

3.1. Dados cadastrais

• nome;
• e-mail;
• telefone;
• cargo;
• empresa;
• CNPJ;
• endereço profissional;
• informações de usuários autorizados.

3.2. Dados técnicos

• endereço IP;
• data e hora;
• identificadores de sessão;
• identificadores de credenciais;
• endpoint acessado;
• código de resposta;
• metadados de requisição;
• logs de autenticação;
• navegador;
• dispositivo;
• informações necessárias à segurança e observabilidade.

3.3. Dados fiscais e transacionais

Podem incluir dados constantes em documentos fiscais e operações relacionadas, tais como:

• CPF;
• CNPJ;
• nome;
• razão social;
• endereço;
• e-mail;
• telefone;
• dados de produtos e serviços;
• valores;
• tributos;
• dados de transporte;
• informações de pagamento quando constantes do documento fiscal;
• demais informações exigidas pelo leiaute fiscal aplicável.

3.4. Certificados e credenciais

Quando necessário à funcionalidade contratada, poderão ser tratados:

• certificados digitais;
• credenciais técnicas;
• tokens;
• chaves;
• senhas específicas de serviços fiscais;
• informações necessárias à autenticação perante sistemas autorizadores.

3.5. Dados de suporte

Poderão ser tratados conteúdos enviados voluntariamente em chamados, e-mails, chats, anexos, logs e outras interações de suporte.

4. Finalidades

Os dados poderão ser tratados para:

• criar e administrar contas;
• autenticar acessos;
• executar o contrato;
• transmitir documentos a órgãos e provedores;
• consultar documentos e eventos;
• processar webhooks;
• disponibilizar arquivos;
• manter logs;
• prevenir fraude e abuso;
• investigar incidentes;
• prestar suporte;
• faturar serviços;
• cumprir obrigações legais e regulatórias;
• defender direitos;
• melhorar estabilidade, segurança e desempenho;
• gerar métricas técnicas;
• comunicar alterações relevantes;
• atender determinações de autoridades.

5. Bases legais

Conforme o contexto, o tratamento poderá se basear em:

• execução de contrato ou procedimentos preliminares;
• cumprimento de obrigação legal ou regulatória;
• exercício regular de direitos;
• legítimo interesse, observados os requisitos legais;
• consentimento, quando essa for a base adequada;
• outras hipóteses previstas na LGPD.

Para dados tratados em nome do Cliente, compete ao Cliente definir e documentar a base legal aplicável à sua operação.

6. Dados de terceiros enviados pelo Cliente

O Cliente pode enviar dados pessoais de clientes, consumidores, fornecedores, colaboradores, representantes e outras pessoas.

Ao fazer isso, o Cliente declara que:

• possui fundamento jurídico para o tratamento;
• respeitou os deveres de transparência aplicáveis;
• limita os dados ao necessário;
• possui legitimidade para instruir a Qualymax® a processá-los.

A Qualymax® não é responsável pela coleta original realizada pelo Cliente nem pela decisão do Cliente sobre quais dados inserir na operação fiscal.

7. Compartilhamento

Os dados poderão ser compartilhados, conforme necessário, com:

• SEFAZ;
• Receita Federal;
• Prefeituras;
• Ambiente Nacional da NFS-e;
• provedores municipais;
• órgãos públicos competentes;
• autoridades judiciais e administrativas;
• provedores de infraestrutura;
• serviços de armazenamento;
• serviços de observabilidade e segurança;
• serviços de comunicação;
• serviços de suporte;
• processadores de pagamento;
• consultores e prestadores sujeitos a obrigações de confidencialidade.

O compartilhamento será limitado ao necessário para a finalidade correspondente.

8. Suboperadores

A Qualymax® poderá contratar fornecedores para executar partes da infraestrutura e operação do Conota.

Quando atuar como Operadora, a Qualymax® exigirá dos suboperadores obrigações de proteção de dados compatíveis com a natureza do serviço e com a legislação aplicável.

Informações adicionais sobre suboperadores poderão ser disponibilizadas em página específica ou mediante solicitação, conforme o contexto e as obrigações legais.

9. Transferências internacionais

Alguns fornecedores de tecnologia podem processar dados fora do Brasil.

Quando houver transferência internacional de dados pessoais sujeita à LGPD, a Qualymax® adotará mecanismo válido de transferência e medidas apropriadas, de acordo com a legislação e regulamentação da ANPD.

Quando exigido, serão disponibilizadas informações sobre finalidade, duração, país de destino, agentes envolvidos, medidas de segurança e direitos dos titulares.

10. Segurança

A Qualymax® adota medidas técnicas, administrativas e organizacionais razoáveis e compatíveis com os riscos da atividade para proteger dados contra:

• acesso não autorizado;
• destruição;
• perda;
• alteração;
• comunicação indevida;
• tratamento inadequado ou ilícito.

Nenhum sistema é absolutamente imune a incidentes.

O Cliente também possui obrigações próprias de segurança, especialmente em relação à API Key, certificados, credenciais, servidores, integrações e usuários.

11. Logs

Por se tratar de aplicação de internet, determinados registros de acesso poderão ser mantidos nos termos da legislação aplicável.

Logs adicionais poderão ser mantidos quando necessários para:

• segurança;
• prevenção a fraude;
• auditoria;
• investigação;
• exercício de direitos;
• suporte;
• diagnóstico técnico;
• cumprimento contratual.

A retenção observará necessidade, proporcionalidade e obrigações legais.

12. Retenção

Os dados serão mantidos pelo período necessário para:

• prestar os serviços;
• cumprir o contrato;
• cumprir obrigações legais;
• atender determinações de autoridades;
• exercer direitos;
• prevenir fraude;
• manter evidências de segurança;
• resolver disputas.

Dados tratados em nome do Cliente seguirão também as instruções contratuais aplicáveis e a Política de Retenção e Exclusão.

A exclusão de uma conta não implica eliminação imediata de todo dado quando houver obrigação legal, necessidade de segurança, preservação de evidências ou exercício regular de direitos.

13. Documentos fiscais e dever de guarda do Cliente

A eventual guarda de XML, PDF, JSON ou outros arquivos pelo Conota é um recurso tecnológico.

O Cliente permanece responsável por cumprir sua própria obrigação legal de guarda e conservação de documentos fiscais.

O Cliente deve manter backup independente dos documentos que a legislação exigir conservar.

14. Direitos dos titulares

Quando a Qualymax® atuar como Controladora, o titular poderá exercer os direitos previstos na LGPD, incluindo, conforme aplicável:

• confirmação de tratamento;
• acesso;
• correção;
• anonimização;
• bloqueio;
• eliminação;
• informação sobre compartilhamento;
• portabilidade, quando regulamentada e aplicável;
• revogação do consentimento;
• oposição;
• revisão de decisões automatizadas, quando aplicável.

As solicitações serão analisadas conforme a legislação e poderão exigir verificação de identidade.

15. Solicitações relativas a dados controlados pelo Cliente

Quando a Qualymax® atuar apenas como Operadora, solicitações de titulares relacionadas a dados inseridos pelo Cliente poderão ser encaminhadas ao próprio Cliente, que é responsável pela decisão sobre a solicitação.

A Qualymax® cooperará nos limites do contrato e da legislação.

16. Encarregado e canal de privacidade

Solicitações relacionadas à proteção de dados poderão ser enviadas ao canal:

[CANAL_DE_PRIVACIDADE]

A Qualymax® manterá as informações de contato de seu encarregado ou canal equivalente de forma pública e acessível, conforme a regulamentação aplicável.

17. Incidentes de segurança

A Qualymax® mantém processo para avaliação e tratamento de incidentes de segurança.

Quando atuar como Operadora e identificar incidente envolvendo dados tratados em nome do Cliente, comunicará o Cliente sem demora indevida, de acordo com o contrato e as informações disponíveis.

Quando atuar como Controladora e o incidente estiver sujeito a comunicação obrigatória, serão adotadas as providências exigidas pela LGPD e pela regulamentação da ANPD.

18. Cookies e tecnologias similares

O site e as interfaces do Conota podem utilizar cookies e tecnologias equivalentes para:

• funcionamento;
• autenticação;
• segurança;
• preferências;
• métricas;
• análise de uso.

Detalhes adicionais constam da Política de Cookies.

19. Links e serviços de terceiros

O Conota pode conter integrações ou links para serviços de terceiros.

A Qualymax® não controla as práticas de privacidade de serviços externos utilizados diretamente pelo Cliente.

20. Crianças e adolescentes

O Conota é um serviço empresarial e não é direcionado a crianças ou adolescentes.

Caso dados de crianças ou adolescentes sejam inseridos em documentos fiscais por determinação ou necessidade da operação do Cliente, cabe ao Cliente avaliar e cumprir os requisitos legais aplicáveis.

21. Alterações

Esta Política poderá ser atualizada para refletir mudanças legais, regulatórias, técnicas ou operacionais.

A versão vigente será disponibilizada nos canais oficiais do Conota.

22. Contato

Qualymax Software LTDA
Qualymax®
CNPJ 58.014.476/0001-61
Avenida Brigadeiro Faria Lima, 1811, Sala 1119, Jardim Paulistano, CEP 01452-001, São Paulo, SP
Canal de privacidade: [CANAL_DE_PRIVACIDADE]

14. Direitos dos titulares quando os dados foram enviados por um Cliente

Quando uma pessoa compra um produto, contrata um serviço ou participa de outra operação cuja emissão fiscal é realizada por meio do Conota, seus dados pessoais podem ser enviados ao Conota pelo Cliente responsável pela operação.

Nesses casos, em regra:

• o titular é a pessoa a quem os dados se referem;
• o Cliente do Conota atua como Controlador;
• a Qualymax® atua como Operadora, tratando os dados em nome do Cliente e conforme as instruções relacionadas à prestação do serviço.

O titular continua possuindo os direitos previstos na LGPD. Contudo, quando o tratamento é realizado em nome de um Cliente, compete ao respectivo Controlador analisar o mérito da solicitação e determinar as providências cabíveis.

Se a Qualymax® receber diretamente uma solicitação relacionada a dados tratados em nome de um Cliente, poderá:

• registrar a solicitação;
• solicitar informações mínimas para identificar a operação e o Controlador responsável;
• encaminhar ou direcionar a solicitação ao Cliente;
• cooperar tecnicamente com o atendimento;
• executar exclusão, correção, restrição ou outra medida quando houver instrução válida do Controlador e a medida for juridicamente admissível.

A Qualymax® não realizará, por iniciativa própria, alteração ou exclusão de dados integrantes de documentos fiscais ou registros sujeitos a obrigação legal, regulatória, exercício regular de direitos, prevenção a fraude, segurança ou outra hipótese legítima de conservação.

14.1. Solicitação de exclusão

O direito à eliminação não é absoluto.

Dados pessoais poderão precisar ser mantidos quando houver fundamento jurídico para conservação, inclusive para:

• cumprimento de obrigação legal ou regulatória;
• preservação de documentos fiscais e seus registros;
• exercício regular de direitos;
• prevenção a fraude;
• segurança;
• atendimento a ordens de autoridades;
• outras hipóteses previstas na legislação.

Por isso, um pedido de exclusão não implica necessariamente a exclusão imediata de informações que integrem uma NF-e, NFS-e, NFC-e, CT-e, MDF-e ou outro documento fiscal regularmente emitido.

14.2. Como o titular pode solicitar atendimento

Quando o titular não souber qual Cliente enviou seus dados ao Conota, poderá entrar em contato pelo canal de privacidade:

[CANAL_DE_PRIVACIDADE]

A Qualymax® poderá solicitar, na medida necessária para localizar a operação:

• nome;
• CPF ou CNPJ;
• empresa emissora;
• CNPJ da empresa emissora;
• número ou chave do documento fiscal, quando disponível;
• e-mail para retorno;
• descrição da solicitação.

A solicitação será tratada conforme o papel efetivamente desempenhado pela Qualymax® naquela operação.