Canal de Denúncias e Política de Não Retaliação

1. Finalidade

O Canal de Denúncias é o meio destinado ao recebimento de relatos de possíveis irregularidades relacionadas à Qualymax®, ao Conota, a colaboradores, fornecedores, parceiros, prestadores ou terceiros relacionados.

Acesso:

[URL_CANAL_DENUNCIAS]

2. O que pode ser relatado

Exemplos:

• corrupção;
• suborno;
• fraude;
• falsidade documental;
• conflito de interesses;
• assédio;
• discriminação;
• retaliação;
• uso indevido de informações;
• violação de privacidade;
• desvio de ativos;
• manipulação de registros;
• irregularidade envolvendo agente público;
• uso ilícito do Conota;
• violação relevante de políticas internas;
• outra conduta antiética ou ilegal.

3. O que não é denúncia

Solicitações comuns de suporte, dúvidas de integração, indisponibilidade de API, cobrança, sugestões e reclamações de atendimento devem utilizar os canais apropriados.

Problemas não resolvidos pelos canais regulares podem ser encaminhados à Ouvidoria.

4. Quem pode utilizar

O Canal pode ser utilizado por:

• colaboradores;
• clientes;
• usuários;
• fornecedores;
• parceiros;
• prestadores;
• ex-colaboradores;
• terceiros;
• qualquer pessoa que tenha informação relevante.

5. Identificação e anonimato

Quando a plataforma utilizada permitir, o relato poderá ser:

• identificado; ou
• anônimo.

A identificação pode facilitar esclarecimentos e investigação.

A ausência de identificação não impede a análise quando existirem informações suficientes.

6. Informações úteis

Sempre que possível, informar:

• o que aconteceu;
• quando;
• onde;
• quem estava envolvido;
• como tomou conhecimento;
• se a situação continua ocorrendo;
• documentos;
• mensagens;
• registros;
• nomes de testemunhas;
• outras evidências relevantes.

Não é necessário obter evidências por meios ilegais ou colocar-se em risco para realizar a denúncia.

7. Boa-fé

O denunciante não precisa provar previamente a irregularidade.

É suficiente relatar de boa-fé uma suspeita razoável.

Denúncias deliberadamente falsas com intenção de prejudicar terceiros podem gerar medidas cabíveis.

8. Confidencialidade

A Qualymax® buscará restringir o acesso às informações às pessoas necessárias para:

• triagem;
• investigação;
• decisão;
• assessoria jurídica;
• cumprimento legal.

9. Não retaliação

A Qualymax® não tolera retaliação contra pessoa que, de boa-fé:

• faça relato;
• coopere com investigação;
• apresente evidências;
• solicite orientação;
• se recuse a praticar ato potencialmente ilegal.

Exemplos de retaliação:

• ameaça;
• punição injustificada;
• intimidação;
• perseguição;
• prejuízo comercial utilizado como represália;
• tratamento discriminatório motivado pelo relato.

Suspeitas de retaliação também devem ser denunciadas.

10. Tratamento do relato

O processo poderá envolver:

10.1. Recebimento

O relato recebe protocolo ou identificador quando a ferramenta permitir.

10.2. Triagem

É avaliada a natureza, gravidade, urgência e existência de informações mínimas.

10.3. Conflito de interesses

Pessoas diretamente envolvidas no fato não devem conduzir a investigação correspondente.

10.4. Investigação

Poderão ser analisados:

• documentos;
• logs;
• contratos;
• registros;
• mensagens;
• entrevistas;
• informações técnicas;
• outros elementos lícitos.

10.5. Conclusão

O relato poderá ser classificado, por exemplo, como:

• procedente;
• parcialmente procedente;
• improcedente;
• inconclusivo;
• fora de escopo.

11. Proteção de dados

Dados pessoais tratados em denúncias serão utilizados para finalidades de integridade, investigação, proteção de direitos e cumprimento de obrigações.

Acesso e retenção devem observar necessidade, segurança e legislação aplicável.

12. Comunicação a autoridades

A Qualymax® poderá comunicar fatos a autoridades quando:

• houver obrigação legal;
• houver ordem competente;
• a gravidade justificar providência externa;
• for necessário proteger direitos.

13. Acompanhamento

Quando a plataforma permitir, o denunciante poderá consultar o andamento utilizando protocolo, sem que isso implique acesso a informações confidenciais da investigação.

14. Independência

Quando necessário para preservar imparcialidade, a investigação poderá ser atribuída a profissional externo, assessoria jurídica ou terceiro especializado.