Nota fiscal de entrada

O que é uma nota fiscal de entrada?

A expressão tem dois usos. No dia a dia, as pessoas chamam de nota de entrada qualquer nota fiscal recebida de um fornecedor e registrada no sistema da empresa compradora. Para quem vende, ela é uma nota de saída. Para quem compra, é uma entrada.

No sentido técnico, nota fiscal de entrada é a NF-e emitida pela própria empresa que está recebendo a mercadoria. Nesse caso, o emitente e o destinatário do fluxo físico se invertem: quem recebe é quem gera o documento, porque quem enviou não pode ou não precisa emitir uma nota fiscal eletrônica.

Quando a empresa precisa emitir a própria nota de entrada?

Os casos mais comuns são: importação de mercadorias, já que o fornecedor estrangeiro não emite NF-e brasileira; compra de produtor rural ou de pessoa física que não tem obrigação de emitir nota; devolução de produtos feita por consumidor final ou por quem não é contribuinte do ICMS; e retorno de mercadoria que não chegou a ser entregue ao cliente.

As regras exatas podem variar conforme o estado e o tipo de operação. Por isso, a decisão de emitir uma nota de entrada costuma ser tomada junto com o contador ou com base na legislação estadual aplicável.

Como o sistema identifica que a nota é de entrada?

No XML da NF-e existe um campo que indica o tipo de operação: entrada ou saída. Quando a empresa emite uma nota de entrada, esse campo é marcado como entrada, e a própria empresa aparece como emitente.

Outro sinal é o CFOP. Os códigos de operações de entrada começam com 1 (dentro do estado), 2 (entre estados) ou 3 (vindas do exterior). Já os de saída começam com 5, 6 ou 7. Um CFOP incompatível com o tipo de operação gera rejeição na SEFAZ.

Para que serve a nota fiscal de entrada?

Ela comprova legalmente que a mercadoria entrou no estoque da empresa, o que dá suporte ao transporte, ao controle de inventário e à fiscalização.

Também é a base para a escrituração fiscal e, em muitos casos, para o aproveitamento de créditos de impostos como ICMS, IPI, PIS e COFINS, conforme o regime tributário da empresa. Sem o registro correto da entrada, a apuração dos tributos fica incompleta.

Como emitir nota fiscal de entrada por API?

Em uma integração fiscal, o sistema da empresa, como um ERP, monta os dados da nota indicando o tipo de operação como entrada, o CFOP adequado e, quando for o caso, a nota referenciada, como na devolução. A API valida, assina e envia o documento à SEFAZ.

Depois da autorização, a empresa recebe o XML, o DANFE e o status, como em qualquer outra NF-e. Assim, entradas e saídas podem ser emitidas pela mesma integração, sem processos manuais separados.

Exemplos de Nota fiscal de entrada

• Uma distribuidora importa peças da China e, ao desembaraçar a carga, emite uma NF-e de entrada com CFOP iniciado em 3 para acompanhar a mercadoria até o seu armazém.
• Uma indústria de laticínios compra leite de um produtor rural pessoa física que não emite nota e, por isso, gera ela mesma a nota fiscal de entrada da compra.
• Uma loja virtual recebe de volta um produto devolvido por um consumidor final e emite uma nota de entrada referenciando a nota de venda original.
• O ERP de um atacadista importa o XML das notas recebidas dos fornecedores e lança cada uma como entrada no estoque e na escrituração fiscal.