XML autorizado

O que é um XML autorizado, na prática?

Todo documento fiscal eletrônico nasce como um arquivo XML, um formato de texto estruturado em etiquetas (tags) que organiza informações como emitente, destinatário, produtos ou serviços, valores e impostos. Enquanto esse arquivo não é aprovado pelo órgão responsável, ele é apenas uma proposta de documento.

Quando a SEFAZ, a prefeitura ou o ambiente nacional analisa o arquivo, confere as regras e aprova a emissão, ele devolve um protocolo de autorização. O XML original, somado a esse protocolo, forma o XML autorizado. É esse arquivo que vale legalmente como a nota fiscal, e não o papel impresso.

Na NF-e, por exemplo, o XML autorizado costuma ser chamado de XML de distribuição, porque é a versão que deve ser entregue ao destinatário e guardada pelas duas partes.

Qual a diferença entre XML assinado e XML autorizado?

O XML assinado é o arquivo que o emitente gerou e assinou com seu certificado digital. A assinatura garante quem enviou e que o conteúdo não foi alterado, mas ainda não significa que o documento foi aceito.

O XML autorizado é esse mesmo arquivo depois da aprovação, acompanhado do protocolo com número, data e hora da autorização e o status devolvido pelo órgão. Se o envio for rejeitado, não existe XML autorizado: é preciso corrigir o erro e enviar de novo.

Qual a diferença entre XML autorizado e DANFE?

O XML autorizado é o documento fiscal propriamente dito, em formato digital. O DANFE, assim como o DANFCE, o DACTE e o DAMDFE, é apenas uma representação simplificada em PDF ou papel, usada para acompanhar a mercadoria, facilitar a leitura e permitir a consulta pela chave de acesso ou QR Code.

Por isso, guardar só o PDF não substitui o arquivo XML. Em uma fiscalização ou auditoria, o que comprova a operação é o XML autorizado.

Por que é preciso guardar o XML autorizado?

A legislação exige que emitentes e destinatários mantenham os XMLs autorizados pelo prazo previsto em lei, já que eles são usados na escrituração fiscal, na apuração de impostos e como prova em fiscalizações. Perder esses arquivos pode gerar dificuldades para comprovar créditos tributários ou a própria operação.

Além da guarda, o emitente normalmente deve disponibilizar o XML autorizado ao destinatário. Muitas empresas compradoras só dão entrada na mercadoria ou aprovam o pagamento depois de receber esse arquivo.

Como obter o XML autorizado em uma emissão por API?

Em uma API fiscal, o sistema da empresa envia os dados da venda, a API monta e assina o XML, transmite ao órgão autorizador e acompanha o processamento. Como a autorização pode levar alguns segundos, é comum o fluxo ser assíncrono: o sistema consulta o status por polling ou recebe um aviso por webhook.

No Conota, quando o documento é autorizado, o XML autorizado, o PDF e o status são devolvidos automaticamente ao sistema do cliente e ficam disponíveis para download no Console. Assim, ERPs e plataformas de venda não precisam montar o protocolo nem lidar diretamente com cada SEFAZ ou prefeitura.

O que acontece com o XML autorizado quando a nota é cancelada?

O XML autorizado original não é apagado nem alterado. O cancelamento é registrado como um evento fiscal separado, que também gera seu próprio XML com protocolo.

Por isso, para ter o histórico completo de uma nota, é importante guardar tanto o XML autorizado quanto os XMLs dos eventos vinculados a ele, como cancelamento ou carta de correção.

Exemplos de XML autorizado

• Um ERP industrial emite uma NF-e de venda por API, recebe o XML autorizado com o protocolo da SEFAZ e o envia automaticamente por e-mail ao cliente junto com o DANFE.
• Uma loja virtual recebe do emissor fiscal o XML autorizado de cada NFC-e e o arquiva por CNPJ para entregar à contabilidade no fechamento do mês.
• Uma transportadora consulta o XML autorizado do CT-e para confirmar o protocolo antes de incluir o documento no MDF-e da viagem.
• O departamento fiscal de um comprador recusa a entrada de uma mercadoria porque recebeu apenas o PDF do DANFE e solicita ao fornecedor o XML autorizado.