Autorização de uso da NF-e

O que significa ter uma NF-e autorizada?

Emitir uma NF-e não é só gerar um arquivo. O documento só passa a valer depois que a SEFAZ do estado do emitente (ou um ambiente autorizador que atua em nome dela) analisa o arquivo e responde que está tudo certo. Essa resposta positiva é a autorização de uso.

Na prática, uma NF-e autorizada é uma nota oficialmente registrada no Fisco. A partir desse momento ela pode ser consultada pela chave de acesso, o DANFE pode ser impresso para acompanhar a mercadoria e o destinatário pode escriturar a compra. Uma nota que ainda não recebeu autorização é apenas um rascunho, sem valor fiscal.

Como funciona o processo de autorização?

O sistema emissor monta o XML da nota com os dados da venda, dos produtos e dos impostos, assina digitalmente o arquivo com o certificado digital da empresa e o envia ao serviço web da SEFAZ.

A SEFAZ então faz uma série de verificações: se o XML segue o formato oficial, se a assinatura é válida, se o emitente está habilitado, se a numeração não foi usada antes, se os cálculos e códigos fiscais estão coerentes, entre outras regras. Se tudo estiver correto, ela registra a nota e devolve a autorização.

Dependendo do serviço usado, a resposta pode vir na mesma hora (processamento síncrono) ou em duas etapas: primeiro a SEFAZ devolve um recibo de recebimento e, depois, o sistema consulta esse recibo para saber o resultado (processamento assíncrono).

O que é o protocolo de autorização?

O protocolo é o comprovante da autorização. Ele contém o número do protocolo, a data e a hora do registro, a chave de acesso da nota e um código de status que indica o resultado. Para uma NF-e autorizada normalmente, o código é 100, acompanhado da mensagem de que o uso da NF-e foi autorizado.

Esse protocolo é anexado ao XML original, formando o chamado XML de distribuição (também conhecido como nfeProc). É esse arquivo completo, com nota e protocolo juntos, que deve ser guardado pela empresa e enviado ao destinatário, pois prova que a nota foi de fato autorizada.

Qual a diferença entre NF-e autorizada, rejeitada e denegada?

Autorizada é a nota aprovada e registrada pela SEFAZ, com validade jurídica. Rejeitada é a nota que apresentou algum erro de preenchimento, formato ou regra de validação. Nesse caso ela não é registrada, e a empresa pode corrigir o problema e reenviar usando o mesmo número.

Denegada é um caso diferente: a nota não tem erro técnico, mas existe uma irregularidade cadastral do emitente ou do destinatário perante o Fisco. A SEFAZ registra a nota como denegada, e aquele número fica usado definitivamente, sem possibilidade de reaproveitamento nem de circulação da mercadoria com esse documento.

O que acontece quando a SEFAZ está fora do ar?

Se o ambiente autorizador estiver indisponível, a legislação prevê modalidades de contingência. Em algumas delas a nota é enviada a um ambiente autorizador alternativo, que concede a autorização no lugar da SEFAZ de origem. Em outras, a mercadoria pode circular com um documento auxiliar emitido em contingência, e a nota precisa ser transmitida para autorização assim que o serviço normal voltar.

Em qualquer cenário, a autorização continua sendo obrigatória: a contingência apenas muda o caminho ou o momento em que ela acontece.

Como um sistema acompanha a autorização por meio de uma API fiscal?

Para quem tem ERP, plataforma de vendas ou marketplace, lidar diretamente com os serviços de cada SEFAZ dá trabalho: é preciso assinar o XML, tratar respostas assíncronas, interpretar códigos de rejeição e montar o XML de distribuição. Uma API fiscal faz essa intermediação.

No Conota, por exemplo, o sistema do cliente envia os dados da venda, e a plataforma acompanha a nota até a autorização, devolvendo o status, o XML autorizado e o PDF do DANFE automaticamente. Rejeições ficam visíveis no Console para correção, o que evita que o sistema precise consultar a SEFAZ repetidamente.

Exemplos de Autorização de uso da NF-e

• Uma loja virtual conclui uma venda, o ERP envia a NF-e para a SEFAZ e recebe o código 100 com o número de protocolo. Só então o DANFE é impresso e colocado junto ao pedido para despacho.
• Um marketplace envia uma nota com um código NCM inválido e recebe uma rejeição. Após corrigir o código, reenvia a nota com o mesmo número e obtém a autorização de uso.
• Uma distribuidora tenta emitir nota para um cliente com inscrição estadual irregular e recebe a NF-e denegada. O número fica inutilizável, e a venda precisa ser revista antes de nova emissão.
• Um software de gestão integrado a uma API fiscal recebe automaticamente o status de autorizado e o XML com protocolo, e o disponibiliza para download pelo cliente final.