Guarda de documentos fiscais

O que é a guarda de documentos fiscais?

É o cuidado de manter armazenados os documentos fiscais de uma empresa durante o tempo em que o fisco ainda pode pedir para vê-los. Nos documentos eletrônicos, o que precisa ser guardado é o arquivo XML assinado digitalmente, junto com o protocolo de autorização e os eventos ligados a ele, como cancelamentos e cartas de correção.

A guarda vale tanto para quem emite quanto para quem recebe. Uma loja que compra mercadorias, por exemplo, precisa guardar o XML das notas de entrada, e não apenas as notas que ela mesma emitiu.

Por quanto tempo os documentos fiscais devem ser guardados?

A regra geral é guardar os documentos enquanto o fisco puder revisar os tributos ligados a eles. Na prática, costuma-se adotar o prazo de cinco anos, contado a partir do primeiro dia do ano seguinte ao da operação. Mas alguns tributos, situações e documentos podem ter regras próprias.

Por isso, muitas empresas preferem guardar os arquivos por mais tempo do que o mínimo, especialmente quando existe processo administrativo ou judicial em andamento. O prazo exato para cada caso deve ser confirmado com o contador ou com a assessoria tributária.

O que exatamente precisa ser guardado?

O item principal é o XML autorizado de cada documento, porque é ele que tem validade jurídica. Também é importante guardar os XML dos eventos fiscais, como cancelamento, carta de correção, encerramento do MDF-e e manifestação do destinatário, além dos registros de inutilização de numeração.

Representações impressas, como DANFE, DANFCE, DACTE e DAMDFE, podem ser guardadas por conveniência. Porém elas não substituem o XML, pois são apenas uma versão simplificada para facilitar a leitura e o transporte.

Qual a diferença entre guardar o XML e guardar o PDF da nota?

O XML é o documento fiscal propriamente dito: contém todos os dados da operação, a assinatura digital e a chave de acesso. O PDF, como o DANFE, é só uma imagem de parte dessas informações e pode ser gerado de novo a partir do XML a qualquer momento.

Se a empresa guardar só o PDF, não consegue comprovar a autenticidade do documento nem importar os dados em sistemas contábeis. Já com o XML em mãos, é possível gerar o PDF sempre que precisar.

Como fazer a guarda quando a emissão é feita por API?

Em sistemas integrados por API fiscal, a cada documento autorizado o emissor devolve o XML, o PDF e o status. O ERP ou a plataforma de vendas deve gravar esses arquivos em um armazenamento próprio e confiável, associados ao pedido, ao cliente e à empresa emitente.

Boas práticas incluem manter cópias de segurança em locais diferentes, organizar os arquivos por CNPJ, tipo de documento e data, registrar quem acessou ou alterou cada item e testar periodicamente se os arquivos podem ser recuperados. Para documentos recebidos de fornecedores, a distribuição de DF-e ajuda a baixar automaticamente os XML emitidos contra o CNPJ da empresa.

O que acontece se a empresa não guardar os documentos?

Se o fisco pedir um documento e a empresa não conseguir apresentá-lo, ela pode receber multas e ter dificuldade para comprovar operações, créditos de impostos ou despesas. Em uma fiscalização, a falta do XML pode levar à cobrança de tributos que a empresa não teria como contestar.

Além do risco fiscal, a ausência dos arquivos atrapalha a rotina: fica mais difícil atender clientes que pedem segunda via, fazer a escrituração fiscal e responder a auditorias internas.

Exemplos de Guarda de documentos fiscais

• Um ERP que emite NF-e por API grava, a cada autorização, o XML e o DANFE em um armazenamento em nuvem, organizados por CNPJ e mês, com cópia de segurança em outra região.
• Uma transportadora mantém arquivados os XML de CT-e e MDF-e, incluindo os eventos de encerramento, para apresentar em uma fiscalização de anos anteriores.
• Um marketplace que emite NFS-e para vários prestadores separa os arquivos por tenant, garantindo que cada empresa acesse apenas os próprios documentos durante o prazo de guarda.
• Uma rede de lojas usa a distribuição de DF-e para baixar automaticamente os XML das notas de compra emitidas por fornecedores e guardá-los junto com as notas de saída.