Valor de outras despesas acessórias

O que é o valor de outras despesas acessórias?

É o campo usado para informar, na nota fiscal, quantias cobradas do cliente junto com a mercadoria que não fazem parte do preço do produto e não se encaixam em outros campos específicos, como frete, seguro ou impostos.

Na NF-e e na NFC-e, esse valor aparece no arquivo XML na tag vOutro. Ele pode ser informado em cada item da nota e também aparece somado no grupo de totais do documento.

Para que serve esse campo?

Serve para que a nota fiscal mostre o valor real cobrado do comprador. Se o vendedor cobra algo além do preço do produto, esse valor precisa constar no documento para que o total da nota coincida com o que foi efetivamente pago.

Também serve para o cálculo correto dos tributos. Como muitas dessas despesas fazem parte da operação de venda, elas costumam integrar a base de cálculo de impostos como o ICMS e o IPI, e deixar de informá-las pode gerar recolhimento menor que o devido.

O que pode ser lançado como outras despesas acessórias?

Entram nesse campo cobranças ligadas à venda que não têm um campo próprio. Exemplos comuns são embalagens especiais cobradas separadamente, taxas administrativas, juros ou encargos de venda a prazo cobrados na própria nota e, em operações de importação, algumas despesas aduaneiras.

Frete e seguro não devem ser lançados aqui, pois possuem campos específicos na NF-e. O mesmo vale para impostos como IPI e ICMS por substituição tributária, que têm seus próprios campos. A classificação correta de cada despesa deve ser confirmada com a contabilidade, porque depende da operação e da legislação aplicável.

Como esse valor afeta o total da nota e os impostos?

O valor de outras despesas acessórias é somado ao valor total da nota fiscal, assim como o frete e o seguro, enquanto os descontos são subtraídos. Por isso, um erro nesse campo altera o valor final cobrado do cliente.

Na parte tributária, a regra geral é que essas despesas componham a base de cálculo do ICMS e, quando aplicável, do IPI. Assim, se um produto custa 100 reais e há 10 reais de despesas acessórias, o imposto normalmente será calculado sobre 110 reais, salvo regras específicas de cada caso.

Quais erros são comuns ao informar esse campo?

Um erro frequente é a soma dos valores dos itens não bater com o total informado no grupo de totais da nota. Nesse caso, a SEFAZ rejeita o documento e ele precisa ser corrigido antes de nova transmissão.

Outro erro é lançar frete ou seguro como outras despesas, o que distorce informações fiscais e pode afetar a escrituração. Em integrações por API, é importante que o sistema de origem envie cada valor no campo certo e faça o rateio das despesas entre os itens de forma consistente.

Exemplos de Valor de outras despesas acessórias

• Uma loja virtual cobra 15 reais por uma embalagem para presente e informa esse valor no campo de outras despesas acessórias do item, somando-o ao total da NF-e.
• Um distribuidor que vende a prazo cobra encargos financeiros na própria nota e lança esse valor como outras despesas acessórias, incluindo-o na base de cálculo do ICMS.
• Um ERP integrado a uma API fiscal envia uma nota com três itens e 30 reais de despesas acessórias, rateando 10 reais em cada item para que a soma confira com o total da nota.
• Uma importadora informa em outras despesas acessórias algumas despesas aduaneiras incorridas na importação, conforme orientação do seu contador.