Procuração eletrônica

O que é procuração eletrônica?

A procuração eletrônica é a versão digital da procuração tradicional em papel. Em vez de ir a um cartório ou entregar um documento físico, o responsável pela empresa registra a autorização diretamente no portal do órgão público, indicando quem poderá agir em seu nome.

O caso mais conhecido no Brasil é a procuração eletrônica do e-CAC, o centro de atendimento virtual da Receita Federal. Alguns órgãos estaduais e municipais também oferecem mecanismos próprios de procuração ou de autorização de acesso de terceiros, com regras que variam de um lugar para outro.

Para que serve a procuração eletrônica?

Ela serve para que alguém de confiança, como um escritório de contabilidade, um advogado ou um funcionário, consulte informações e execute tarefas fiscais sem precisar usar o certificado digital da empresa. Assim, o dono do certificado não precisa compartilhar o arquivo nem a senha.

Na prática, isso permite, por exemplo, consultar pendências, acompanhar processos, verificar a situação cadastral, acessar mensagens da caixa postal do contribuinte e transmitir declarações, conforme os serviços liberados na procuração.

Como funciona a procuração eletrônica?

O outorgante, que é quem concede a autorização, acessa o portal do órgão e indica o CPF ou CNPJ do procurador. Em seguida, escolhe os serviços que serão liberados e o prazo de validade. Normalmente esse processo exige autenticação forte, como certificado digital e-CNPJ ou e-CPF.

Depois de registrada, o procurador entra no portal com a própria identificação, por exemplo o seu certificado digital, e passa a enxergar os serviços da empresa que o autorizou. A procuração pode ser cancelada pelo outorgante a qualquer momento, e o órgão mantém registro dos acessos realizados.

A procuração eletrônica permite emitir notas fiscais em nome de outra empresa?

Em geral, não. A emissão de documentos fiscais eletrônicos como NF-e, NFC-e, CT-e e MDF-e exige que o arquivo XML seja assinado digitalmente com um certificado da própria empresa emitente. A procuração eletrônica dá acesso a serviços em portais, mas não substitui essa assinatura.

Por isso, quando um sistema emite notas por API, ele trabalha com o certificado digital de cada empresa emissora, e não com uma procuração. No caso da NFS-e, as formas de acesso e autorização podem variar conforme o município ou o padrão nacional adotado, então vale verificar as regras de cada caso.

Qual a diferença entre procuração eletrônica e certificado digital?

O certificado digital é a identidade eletrônica de uma pessoa ou empresa, emitido dentro da ICP-Brasil. Ele comprova quem está acessando um sistema ou assinando um documento.

A procuração eletrônica é uma permissão. Ela não cria uma nova identidade: apenas diz ao órgão público que o titular de um certificado pode agir em nome de outro contribuinte, dentro dos limites definidos. Muitas vezes os dois são usados juntos, já que o procurador costuma acessar o portal com o próprio certificado.

Exemplos de Procuração eletrônica

• Uma loja virtual registra uma procuração eletrônica no e-CAC para que seu escritório de contabilidade consulte pendências fiscais e acompanhe a caixa postal da empresa na Receita Federal.
• Um grupo com várias filiais concede procuração a um analista fiscal da matriz para que ele acompanhe a situação cadastral de todos os CNPJs sem precisar manusear os certificados de cada empresa.
• Ao trocar de contador, uma empresa cancela a procuração eletrônica do escritório antigo e cria uma nova para o escritório atual, mantendo o controle de quem acessa seus dados.
• Uma empresa que emite NF-e por API mantém seu certificado A1 cadastrado na plataforma de emissão e, separadamente, usa procuração eletrônica apenas para que o contador acesse os serviços da Receita.