Manifestação de confirmação da operação

O que é a manifestação de confirmação da operação?

É uma resposta oficial que o comprador dá sobre uma nota fiscal eletrônica emitida contra o seu CNPJ. Ao registrar a confirmação, ele declara ao fisco: esta operação existiu e foi concluída conforme o documento.

Ela é um dos quatro tipos de evento da chamada Manifestação do Destinatário da NF-e. Os outros são a Ciência da Emissão, o Desconhecimento da Operação e a Operação não Realizada. Entre eles, a confirmação é a resposta mais completa e definitiva.

Para que serve a confirmação da operação?

Para o destinatário, ela protege contra o uso indevido do seu CNPJ. Quando a empresa acompanha as notas emitidas em seu nome e confirma apenas as verdadeiras, fica mais fácil identificar notas frias ou emitidas por engano.

Para o emitente, a confirmação traz segurança de que a venda foi reconhecida pelo cliente. Para o fisco, ela reforça o cruzamento de informações entre quem vendeu e quem comprou, dificultando fraudes e simulações de operações.

Na prática, a confirmação também ajuda a organizar a entrada de mercadorias, a escrituração fiscal e o aproveitamento de créditos tributários, já que deixa registrado que a compra foi efetivamente recebida.

Como funciona o envio da confirmação?

O destinatário monta um evento em XML com a chave de acesso da NF-e, o tipo de evento correspondente à confirmação e seus dados de identificação. Esse XML é assinado com o certificado digital da empresa e enviado ao Ambiente Nacional da NF-e.

Se o evento for aceito, ele fica vinculado à nota e passa a constar no seu histórico de eventos. Sistemas que funcionam por API, como ERPs integrados a uma infraestrutura fiscal, podem fazer esse envio automaticamente, por exemplo, quando o estoque registra a chegada da mercadoria.

Qual a diferença entre confirmação da operação e ciência da emissão?

A ciência da emissão apenas indica que o destinatário sabe que a nota existe, sem afirmar se a operação aconteceu. Ela costuma ser usada para liberar o download do XML completo enquanto a empresa ainda confere a compra.

A confirmação vai além: afirma que a operação ocorreu e foi recebida. Por isso, muitas empresas registram primeiro a ciência e, depois de conferir a mercadoria, enviam a confirmação como manifestação final.

O que acontece com a nota depois da confirmação?

Depois que o destinatário confirma a operação, o emitente não consegue mais cancelar a NF-e. Se houver algum problema posterior, como mercadoria com defeito, a correção costuma ser feita por outros caminhos, como uma nota de devolução.

Além disso, a confirmação é tratada como resposta conclusiva. Por isso, convém enviá-la somente depois de conferir os dados da nota e o recebimento físico ou a prestação efetiva.

A confirmação da operação é obrigatória?

Para muitas empresas, a manifestação é opcional, mas recomendada. Para alguns setores e tipos de operação, a legislação torna obrigatória a manifestação conclusiva dentro de prazos definidos. Como as regras podem mudar, vale verificar com a contabilidade quais exigências se aplicam ao seu caso.

Exemplos de Manifestação de confirmação da operação

• Uma loja de materiais de construção recebe um lote de cimento, confere as quantidades com a NF-e e, pelo ERP, envia a manifestação de confirmação da operação usando a chave de acesso da nota.
• Um marketplace que gerencia compras de vários CNPJs consulta diariamente as notas recebidas via Distribuição de DF-e e dispara a confirmação automaticamente quando o setor de recebimento dá baixa no pedido.
• Uma indústria registra a ciência da emissão para baixar o XML completo de uma compra de matéria-prima e, após a inspeção de qualidade, envia a confirmação da operação.
• Um distribuidor percebe que, após confirmar uma nota, o fornecedor não conseguiu cancelá-la; para corrigir a quantidade enviada a mais, as partes optam por uma nota de devolução parcial.