Status de documento fiscal

O que significa o status de um documento fiscal?

Todo documento fiscal eletrônico, como NF-e, NFC-e, NFS-e, CT-e ou MDF-e, passa por etapas desde o envio até se tornar válido. O status é a indicação de em qual dessas etapas ele está agora.

Na prática, o status responde a uma pergunta simples: posso usar esta nota? Um documento só tem validade jurídica depois de autorizado pelo órgão responsável, que é a SEFAZ no caso de NF-e, NFC-e, CT-e e MDF-e, ou a prefeitura ou o ambiente nacional no caso da NFS-e. Antes disso, ou se houver algum problema, a nota não deve ser entregue nem considerada emitida.

Quais são os principais status de um documento fiscal?

Os nomes variam entre sistemas, mas os mais comuns são: em processamento (o documento foi enviado e aguarda resposta), autorizado (aprovado e válido), rejeitado (recusado por erro nos dados, podendo ser corrigido e reenviado) e denegado (uso negado por irregularidade cadastral do emitente ou do destinatário).

Depois da autorização, o documento ainda pode mudar de situação. Ele pode ser cancelado dentro do prazo permitido, e o MDF-e, por exemplo, precisa ser encerrado ao fim do transporte. Há também a inutilização, que se aplica a faixas de numeração que não foram usadas, e a emissão em contingência, usada quando o serviço autorizador está indisponível.

Como o status muda ao longo da emissão?

O status segue um ciclo de vida. O sistema monta e assina o documento, envia ao órgão autorizador e o status fica em processamento. Quando chega a resposta, ele passa para autorizado, rejeitado ou denegado.

Em muitos casos a resposta não é imediata, por isso a emissão costuma funcionar de forma assíncrona: o sistema envia a nota e consulta o resultado depois. Após a autorização, eventos como cancelamento, carta de correção ou encerramento podem ser registrados, e alguns deles alteram o status final do documento.

Como acompanhar o status de um documento fiscal por API?

Em uma API fiscal, o status costuma ser devolvido em um campo da resposta e pode ser consultado a qualquer momento pelo identificador do documento. Há duas formas principais de acompanhamento: o polling, em que o sistema pergunta periodicamente se o status mudou, e as notificações automáticas, em que a API avisa o sistema quando há uma mudança.

No Conota, por exemplo, cada documento é acompanhado até a autorização e o status é devolvido automaticamente junto com o XML e o PDF. Assim, o ERP ou a plataforma de vendas só precisa reagir ao resultado: liberar o pedido quando a nota for autorizada ou mostrar o motivo da rejeição para correção.

Qual a diferença entre status do documento e código de retorno?

O código de retorno é a resposta técnica do órgão autorizador, geralmente um número acompanhado de uma mensagem. Na NF-e, por exemplo, o código 100 indica que o uso foi autorizado, enquanto outros códigos explicam o motivo de uma rejeição.

O status é uma leitura mais simples dessa resposta, pensada para quem usa o sistema. Vários códigos diferentes de rejeição resultam no mesmo status rejeitado, mas o código e a mensagem continuam importantes para descobrir exatamente o que precisa ser corrigido.

Exemplos de Status de documento fiscal

• Uma loja virtual envia uma NF-e pela API e recebe o status em processamento. Alguns segundos depois, o status muda para autorizado e o sistema libera a etiqueta de envio do pedido.
• Um ERP emite uma NFS-e com o código de serviço errado e recebe o status rejeitado, com a mensagem da prefeitura explicando o erro. O usuário corrige o cadastro e reenvia o documento.
• Uma transportadora consulta o status de um MDF-e autorizado e, ao fim da viagem, registra o encerramento, que passa a constar como a situação final do documento.
• Um varejista cancela uma NFC-e dentro do prazo permitido e o status do documento passa de autorizado para cancelado no painel de gestão.