Política de Retenção e Exclusão de Dados do Conota

Prestadora: Qualymax Software LTDA
Nome fantasia: Qualymax®
CNPJ: 58.014.476/0001-61
Endereço: Avenida Brigadeiro Faria Lima, 1811, Sala 1119, Jardim Paulistano, CEP 01452-001, São Paulo, SP
Produto: Conota

1. Objetivo

Esta Política estabelece princípios aplicáveis à retenção, exportação, anonimização e exclusão de dados no Conota.

2. Princípio geral

A Qualymax® buscará manter dados pelo período necessário à prestação do serviço, segurança, cumprimento de obrigações legais, execução contratual e exercício regular de direitos.

Nem todo tipo de dado possui o mesmo prazo de retenção.

Os prazos podem variar conforme natureza do dado, plano contratado, finalidade, obrigação legal, necessidade de segurança e instruções válidas do Cliente.

3. Documentos fiscais

Quando o Conota armazenar XML, PDF, JSON, protocolos, eventos ou outros documentos fiscais, essa guarda será um recurso acessório ao serviço de integração, salvo contratação específica que disponha expressamente sobre custódia ou retenção.

O CLIENTE DEVE MANTER SUA PRÓPRIA CÓPIA E CUMPRIR OS PRAZOS LEGAIS DE CONSERVAÇÃO DOS DOCUMENTOS E REGISTROS FISCAIS.

O CLIENTE NÃO DEVE DEPENDER EXCLUSIVAMENTE DO CONOTA COMO REPOSITÓRIO LEGAL DE DOCUMENTOS FISCAIS, SALVO SE HOUVER CONTRATO ESPECÍFICO QUE ESTABELEÇA ESSA OBRIGAÇÃO.

4. Dados durante a vigência

Durante a contratação, dados poderão ser mantidos para:

• execução das funcionalidades;
• consultas;
• suporte;
• auditoria;
• segurança;
• histórico operacional;
• prevenção a fraude;
• diagnóstico técnico;
• cumprimento contratual;
• cumprimento legal.

5. Encerramento da conta

Após o encerramento da conta:

• novas operações poderão ser interrompidas;
• credenciais poderão ser revogadas;
• webhooks poderão ser desativados;
• dados poderão permanecer disponíveis por período técnico de transição, quando aplicável;
• dados poderão ser excluídos, anonimizados ou movidos para armazenamento restrito de retenção;
• obrigações legais poderão exigir conservação de determinados registros;
• backups poderão manter cópias temporárias até seu ciclo normal de expiração ou sobrescrita.

O encerramento da conta não implica eliminação imediata de todo registro quando houver fundamento legítimo ou obrigação de retenção.

6. Exportação

O Cliente é responsável por exportar os documentos e dados de que necessite antes do término do período de acesso.

A Qualymax® poderá disponibilizar mecanismos de exportação conforme os recursos do serviço, plano contratado e capacidade técnica.

A Qualymax® não assume obrigação de manter acesso indefinido a dados após o encerramento.

7. Logs e registros técnicos

Logs poderão ser mantidos pelo período necessário a:

• cumprimento do Marco Civil da Internet;
• segurança;
• prevenção a fraude;
• investigação;
• suporte;
• diagnóstico;
• auditoria;
• exercício regular de direitos.

Determinados registros de acesso a aplicações de internet estarão sujeitos ao prazo legal aplicável.

8. Backups

Dados excluídos de sistemas ativos podem permanecer temporariamente em backups até o ciclo normal de sobrescrita ou expiração.

Durante esse período, os backups permanecerão sujeitos a controles de segurança e não deverão ser restaurados para uso operacional comum, salvo necessidade de continuidade, recuperação, segurança, investigação ou obrigação legal.

A eliminação individual imediata de um registro em cada cópia de backup pode não ser tecnicamente viável.

9. Dados de faturamento, contrato e relacionamento

Informações necessárias a obrigações fiscais, contábeis, societárias, contratuais ou de defesa poderão ser mantidas pelos prazos legais ou prescricionais aplicáveis.

Isso pode incluir notas fiscais de serviço da própria Qualymax®, registros de cobrança, contratos, aceites, comunicações e evidências de transações.

10. Dados tratados como Operadora

Quando a Qualymax® atuar como Operadora de dados pessoais em nome do Cliente, retenção e exclusão observarão:

• instruções legítimas do Cliente;
• o contrato;
• o Adendo LGPD;
• limitações técnicas legítimas;
• obrigações legais próprias da Qualymax®;
• exercício regular de direitos.

11. Solicitações de exclusão

Solicitações de titulares ou Clientes serão analisadas conforme:

• papel da Qualymax® no tratamento;
• instruções do Controlador;
• obrigação legal;
• exercício regular de direitos;
• requisitos de segurança;
• prevenção a fraude;
• existência de litígio;
• limitações técnicas legítimas.

Quando o Cliente for o Controlador dos dados, caberá ao Cliente decidir sobre o mérito da solicitação do titular, e a Qualymax® prestará cooperação razoável como Operadora.

12. Litígios, fraude, incidentes e investigações

A Qualymax® poderá preservar dados relevantes quando necessários a:

• disputa;
• cobrança;
• investigação;
• prevenção a fraude;
• incidente de segurança;
• ordem de autoridade;
• defesa judicial, administrativa ou arbitral;
• cumprimento de obrigação legal.

Nesses casos, o acesso poderá ser restringido à finalidade de preservação.

13. Anonimização

Quando adequado, dados poderão ser anonimizados em vez de eliminados, desde que a anonimização seja realizada de forma compatível com a legislação aplicável.

Dados efetivamente anonimizados podem ser utilizados para estatísticas, segurança, melhoria de desempenho e análise agregada.

14. Alterações

Esta Política poderá ser atualizada quando houver mudanças legais, técnicas, contratuais ou de infraestrutura.

A versão vigente será disponibilizada nos canais oficiais do Conota.

15. Solicitações de titulares relacionadas a documentos fiscais

Quando um titular solicitar exclusão de dados pessoais que integrem documento fiscal ou registro relacionado a uma operação realizada por um Cliente, a Qualymax® deverá considerar o papel exercido no tratamento.

Quando atuar como Operadora:

• a solicitação poderá ser encaminhada ao Cliente Controlador;
• o Cliente deverá decidir sobre o mérito do pedido;
• a Qualymax® poderá executar tecnicamente as providências instruídas;
• nenhuma exclusão deverá ocorrer quando houver obrigação legal, regulatória, exercício regular de direitos, segurança ou outra hipótese legítima de conservação.

O fato de o titular solicitar eliminação não autoriza a alteração ou destruição automática de documentos fiscais regularmente emitidos.

16. Dados do consumidor e responsabilidade do Controlador

Nos fluxos de emissão fiscal, os dados do consumidor, tomador, destinatário ou outra pessoa física são, em regra, enviados ao Conota pelo Cliente responsável pela operação.

Nesses casos, cabe ao Cliente:

• definir a finalidade do tratamento;
• possuir base legal;
• prestar os avisos de privacidade aplicáveis;
• atender os direitos do titular;
• definir, observada a legislação, se um dado pode ou não ser eliminado.

A Qualymax® atua tecnicamente conforme as instruções válidas recebidas, ressalvadas suas obrigações legais próprias.

17. Retenção comercial do Conota e obrigações legais do Cliente

A política comercial de retenção do Conota não substitui os prazos legais que possam ser aplicáveis ao Cliente.

Quando o plano padrão prever retenção mínima de 30 dias, a Qualymax® poderá excluir dados após a janela contratual, observadas as exceções legais e técnicas.

Quando o Cliente contratar o Arquivo Fiscal 5 anos, os dados abrangidos pelo serviço serão mantidos durante o período contratado, conforme as condições comerciais e técnicas aplicáveis.

A responsabilidade pela guarda legal dos documentos e pela definição dos prazos exigidos para a atividade do Cliente permanece com o próprio Cliente, salvo obrigação específica expressamente assumida pela Qualymax® em contrato.