Política de Integridade, Antissuborno e Anticorrupção

Prestadora: Qualymax Software LTDA
Nome fantasia: Qualymax®
CNPJ: 58.014.476/0001-61
Produto: Conota

1. Compromisso

A Qualymax® adota postura de tolerância zero a corrupção, suborno, fraude e qualquer forma de vantagem indevida.

Esta Política aplica-se às atividades da Qualymax® e do Conota e estabelece princípios esperados de administradores, empregados, prestadores, fornecedores, parceiros, representantes e demais terceiros que atuem em seu nome ou com ela se relacionem.

2. Objetivos

Esta Política tem por objetivos:

• prevenir práticas ilícitas ou antiéticas;
• estabelecer padrões claros de comportamento;
• proteger clientes, parceiros, agentes públicos e a própria Qualymax®;
• incentivar comunicação segura de irregularidades;
• apoiar decisões de contratação e continuidade de relacionamentos;
• preservar registros e evidências;
• promover cultura de integridade.

3. Legislação

A Política considera a legislação brasileira aplicável, especialmente:

• Lei nº 12.846/2013;
• Decreto nº 11.129/2022;
• Código Penal;
• legislação sobre licitações e contratos públicos;
• normas aplicáveis a lavagem de dinheiro, fraude, falsidade e demais ilícitos;
• outras normas aplicáveis à atividade.

4. Proibição de suborno e vantagem indevida

É proibido, direta ou indiretamente:

• oferecer;
• prometer;
• autorizar;
• pagar;
• entregar;
• solicitar;
• receber;
• aceitar

qualquer vantagem indevida destinada a influenciar ato, decisão, contratação, fiscalização, autorização, inspeção, relacionamento comercial ou atividade pública ou privada.

A proibição vale independentemente do valor econômico da vantagem.

5. Agentes públicos

É vedado oferecer vantagem indevida a agente público, pessoa a ele relacionada ou terceiro indicado por ele.

O relacionamento legítimo com agentes públicos deve observar:

• finalidade profissional;
• transparência;
• documentação apropriada;
• ausência de benefício pessoal indevido;
• respeito às normas aplicáveis.

6. Pagamentos de facilitação

A Qualymax® não admite pagamentos informais destinados a acelerar, destravar ou facilitar ato rotineiro de autoridade ou agente público.

Cobranças oficiais somente poderão ser pagas quando:

• legalmente previstas;
• formalmente documentadas;
• destinadas ao órgão competente;
• registradas de forma adequada.

7. Presentes, brindes, hospitalidades e cortesias

Presentes, brindes, refeições, viagens, entretenimento ou hospitalidade não podem:

• ter finalidade de influenciar decisão;
• criar obrigação indevida;
• violar lei ou regra do destinatário;
• envolver ocultação;
• ser desproporcionais;
• ocorrer durante decisão sensível quando isso criar risco de influência indevida.

Brindes institucionais de baixo valor e sem finalidade de influência poderão ser permitidos conforme regras internas.

8. Doações, patrocínios e contribuições

Doações e patrocínios devem possuir finalidade legítima, documentação e aprovação compatível com o risco.

É proibido utilizar doação, patrocínio, contribuição ou evento como forma indireta de conceder vantagem indevida.

Contribuições político-partidárias pela pessoa jurídica observarão estritamente a legislação aplicável.

9. Conflitos de interesses

Pessoas que atuem em nome da Qualymax® devem comunicar situações em que interesses pessoais, familiares, financeiros ou empresariais possam interferir na imparcialidade de uma decisão profissional.

A existência de conflito potencial não significa automaticamente irregularidade.

Omissão deliberada de conflito relevante pode constituir violação desta Política.

10. Livros, registros e informações

É proibido:

• criar registro falso;
• manipular fatura;
• alterar documento para ocultar finalidade;
• criar despesa fictícia;
• manter caixa ou conta paralela;
• omitir pagamento;
• registrar operação com descrição enganosa;
• produzir evidência falsa.

Registros devem representar de forma razoavelmente fiel a operação correspondente.

11. Fraude e uso indevido do Conota

A Qualymax® não admite utilização do Conota para:

• emitir documento relacionado a operação inexistente;
• falsificar documento;
• ocultar receita;
• simular operação;
• utilizar certificado sem autorização;
• utilizar identidade de terceiro;
• praticar fraude tributária;
• apoiar lavagem de dinheiro;
• contornar controles de autoridade;
• enganar clientes, fornecedores ou órgãos públicos.

A Qualymax® fornece infraestrutura tecnológica e não assume responsabilidade pelas informações ou decisões fiscais do Cliente, mas poderá suspender ou encerrar relacionamentos quando houver risco relevante ou indício razoável de uso ilícito.

12. Terceiros

A Qualymax® poderá aplicar diligência proporcional a fornecedores, parceiros, clientes ou prestadores quando a relação apresentar maior risco.

A diligência poderá considerar:

• identidade;
• atividade econômica;
• estrutura societária;
• reputação;
• finalidade da contratação;
• relacionamento com agentes públicos;
• histórico de irregularidades;
• sanções;
• risco operacional;
• justificativa econômica.

13. Contratações de maior risco

Relacionamentos de maior risco poderão exigir:

• documentação adicional;
• declaração de integridade;
• cláusulas anticorrupção;
• aprovação de responsável;
• monitoramento;
• revisão periódica.

14. Canal de Denúncias

Suspeitas de violação podem ser comunicadas por:

[URL_CANAL_DENUNCIAS]

O Canal poderá receber relatos de colaboradores, clientes, fornecedores, parceiros e terceiros.

Quando tecnicamente disponível, o denunciante poderá optar por se identificar ou permanecer anônimo.

15. Confidencialidade

As informações recebidas pelo Canal de Denúncias serão tratadas de forma restrita e compartilhadas somente com pessoas que necessitem delas para análise, investigação, proteção de direitos ou cumprimento legal.

Confidencialidade não significa garantia absoluta de anonimato quando a revelação for exigida por lei ou autoridade competente.

16. Não retaliação

É proibida retaliação contra pessoa que, de boa-fé:

• reporte suspeita;
• participe de investigação;
• solicite orientação;
• se recuse a praticar ato que considere ilícito.

A proteção não abrange denúncia deliberadamente falsa feita com intenção de prejudicar terceiro.

17. Investigação

Relatos poderão passar por:

1. triagem;
2. avaliação de risco;
3. preservação de evidências;
4. investigação;
5. conclusão;
6. definição de medidas corretivas;
7. registro de encerramento.

A Qualymax® poderá utilizar apoio jurídico, técnico ou especializado externo.

18. Medidas

Violações poderão resultar, conforme o caso, em:

• orientação;
• treinamento;
• advertência;
• restrição de acesso;
• revisão de processo;
• suspensão;
• rescisão contratual;
• desligamento;
• cobrança de prejuízos;
• comunicação a autoridades, quando cabível.

19. Cooperação

Pessoas abrangidas por esta Política devem cooperar com investigações legítimas e preservar documentos e evidências relevantes.

20. Responsabilidade da liderança

A liderança deve demonstrar compromisso efetivo com integridade, apoiar controles, evitar tolerância seletiva e responder adequadamente a riscos e relatos.

21. Treinamento e comunicação

A Qualymax® poderá realizar treinamentos periódicos ou orientações direcionadas segundo função e exposição a risco.

22. Revisão

Esta Política poderá ser revisada conforme evolução:

• da legislação;
• da estrutura da empresa;
• dos riscos;
• dos produtos;
• das relações com terceiros;
• das melhores práticas.