# Guarda de documentos fiscais > Guarda de documentos fiscais é a obrigação de armazenar, de forma segura e acessível, os documentos fiscais emitidos ou recebidos por uma empresa, principalmente os arquivos XML de NF-e, NFC-e, NFS-e, CT-e e MDF-e e seus eventos. Eles devem ficar disponíveis pelo prazo exigido na legislação, para apresentação ao fisco, a clientes ou em auditorias. **Também conhecido como:** Armazenamento de documentos fiscais, Guarda de XML fiscal, Arquivamento de notas fiscais, Custódia de documentos fiscais, Tax document retention **Glossário:** [Glossário de A a Z](https://conota.dev/glossario/) · **Letra:** G ## O que é a guarda de documentos fiscais? É o cuidado de manter armazenados os documentos fiscais de uma empresa durante o tempo em que o fisco ainda pode pedir para vê-los. Nos documentos eletrônicos, o que precisa ser guardado é o arquivo XML assinado digitalmente, junto com o protocolo de autorização e os eventos ligados a ele, como cancelamentos e cartas de correção. A guarda vale tanto para quem emite quanto para quem recebe. Uma loja que compra mercadorias, por exemplo, precisa guardar o XML das notas de entrada, e não apenas as notas que ela mesma emitiu. ## Por quanto tempo os documentos fiscais devem ser guardados? A regra geral é guardar os documentos enquanto o fisco puder revisar os tributos ligados a eles. Na prática, costuma-se adotar o prazo de cinco anos, contado a partir do primeiro dia do ano seguinte ao da operação. Mas alguns tributos, situações e documentos podem ter regras próprias. Por isso, muitas empresas preferem guardar os arquivos por mais tempo do que o mínimo, especialmente quando existe processo administrativo ou judicial em andamento. O prazo exato para cada caso deve ser confirmado com o contador ou com a assessoria tributária. ## O que exatamente precisa ser guardado? O item principal é o XML autorizado de cada documento, porque é ele que tem validade jurídica. Também é importante guardar os XML dos eventos fiscais, como cancelamento, carta de correção, encerramento do MDF-e e manifestação do destinatário, além dos registros de inutilização de numeração. Representações impressas, como DANFE, DANFCE, DACTE e DAMDFE, podem ser guardadas por conveniência. Porém elas não substituem o XML, pois são apenas uma versão simplificada para facilitar a leitura e o transporte. ## Qual a diferença entre guardar o XML e guardar o PDF da nota? O XML é o documento fiscal propriamente dito: contém todos os dados da operação, a assinatura digital e a chave de acesso. O PDF, como o DANFE, é só uma imagem de parte dessas informações e pode ser gerado de novo a partir do XML a qualquer momento. Se a empresa guardar só o PDF, não consegue comprovar a autenticidade do documento nem importar os dados em sistemas contábeis. Já com o XML em mãos, é possível gerar o PDF sempre que precisar. ## Como fazer a guarda quando a emissão é feita por API? Em sistemas integrados por API fiscal, a cada documento autorizado o emissor devolve o XML, o PDF e o status. O ERP ou a plataforma de vendas deve gravar esses arquivos em um armazenamento próprio e confiável, associados ao pedido, ao cliente e à empresa emitente. Boas práticas incluem manter cópias de segurança em locais diferentes, organizar os arquivos por CNPJ, tipo de documento e data, registrar quem acessou ou alterou cada item e testar periodicamente se os arquivos podem ser recuperados. Para documentos recebidos de fornecedores, a distribuição de DF-e ajuda a baixar automaticamente os XML emitidos contra o CNPJ da empresa. ## O que acontece se a empresa não guardar os documentos? Se o fisco pedir um documento e a empresa não conseguir apresentá-lo, ela pode receber multas e ter dificuldade para comprovar operações, créditos de impostos ou despesas. Em uma fiscalização, a falta do XML pode levar à cobrança de tributos que a empresa não teria como contestar. Além do risco fiscal, a ausência dos arquivos atrapalha a rotina: fica mais difícil atender clientes que pedem segunda via, fazer a escrituração fiscal e responder a auditorias internas. ## Exemplos de Guarda de documentos fiscais - Um ERP que emite NF-e por API grava, a cada autorização, o XML e o DANFE em um armazenamento em nuvem, organizados por CNPJ e mês, com cópia de segurança em outra região. - Uma transportadora mantém arquivados os XML de CT-e e MDF-e, incluindo os eventos de encerramento, para apresentar em uma fiscalização de anos anteriores. - Um marketplace que emite NFS-e para vários prestadores separa os arquivos por tenant, garantindo que cada empresa acesse apenas os próprios documentos durante o prazo de guarda. - Uma rede de lojas usa a distribuição de DF-e para baixar automaticamente os XML das notas de compra emitidas por fornecedores e guardá-los junto com as notas de saída. ## Perguntas frequentes ### Guardar apenas o DANFE impresso é suficiente? Não. O documento com validade jurídica é o XML assinado digitalmente. O DANFE é só uma representação simplificada e não substitui o arquivo eletrônico na guarda fiscal. ### Quem recebe a nota também precisa guardar o XML? Sim. Destinatários e tomadores também devem manter os XML dos documentos recebidos, pois eles comprovam compras, créditos de impostos e despesas da empresa perante o fisco. ### Posso recuperar um XML que não guardei? Às vezes, sim, por meio do emissor, do fornecedor, dos portais oficiais ou da distribuição de DF-e. Mas a disponibilidade e o prazo de consulta variam, então não é seguro depender disso no lugar da guarda própria. ### Os eventos fiscais também precisam ser guardados? Sim. Cancelamentos, cartas de correção, encerramentos e manifestações alteram a situação do documento e devem ser guardados junto com o XML original. ## Termos relacionados - [Arquivo XML fiscal](https://conota.dev/glossario/arquivo-xml-fiscal.md) - [Download de XML fiscal](https://conota.dev/glossario/download-de-xml-fiscal.md) - [Distribuição de DF-e](https://conota.dev/glossario/distribuicao-de-df-e.md) - [Trilha de auditoria fiscal](https://conota.dev/glossario/trilha-de-auditoria-fiscal.md) - [Escrituração fiscal](https://conota.dev/glossario/escrituracao-fiscal.md) - [Obrigação acessória](https://conota.dev/glossario/obrigacao-acessoria.md) --- Fonte: [Guarda de documentos fiscais](https://conota.dev/glossario/guarda-de-documentos-fiscais/) · Atualizado em 2026-10-22